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Studenten im Sommer auf dem Campus Nord, rote Zahnräder im Hintergrund © Roland Baege​/​TU Dortmund
Ein Jahr PRAESCO

Hybride Zusammenarbeit neu gedacht

Wir blicken zurück auf das erste Jahr im Projekt und präsentieren neben ersten Erkenntnissen aus der Feldforschung auch Einblicke in die partizipative Entwicklung unseres Unterstützungsmittels „NoticeLight-Meet“.  

Begriffe, Theorie und Forschungspraxis

Hybride Arbeit ist für viele Menschen längst Arbeitsalltag. Unsere bisherigen Literaturanalysen, Feldbeobachtungen, Interviews, Workshops und Befragungen zeigen, dass hybrides Arbeiten viel mehr als nur eine Kombination aus Büro- und Remotearbeit ist. Es ist eine ganz eigene Form der Zusammenarbeit, mit neuen Chancen für mehr Flexibilität und Inklusion in der Beschäftigung. Doch obwohl Videokonferenzen, Chattools und digitale Whiteboards mittlerweile selbstverständlich sind, gibt es weiterhin neue Herausforderungen für Kommunikation, Gesundheit und soziale Einbindung. 

Wie können wir als interdisziplinäres Forschungsprojekt dazu beitragen, hybride Zusammenarbeit zu verbessern, neu zu denken, gut zu gestalten?  

Um einen Überblick zum aktuellen Forschungsstand zu erhalten wurden zu Beginn systematische Analysen wissenschaftlicher Publikationen durchgeführt. Dabei hat sich herausgestellt, dass hybride Zusammenarbeit stark von geeigneten Technologien abhängt: Insbesondere, wenn es um gleichberechtigten Zugang zu Informationen und Kommunikation geht. In diesem Zusammenhang zeigte sich auch, dass die Fachliteratur den Begriff der „Inklusion“ nicht im klassischen Sinne verwendet. Während unser Forschungsteam dies als stärkere Einbindung der Perspektiven von Menschen mit Behinderung versteht, ist im Kontext hybrider Zusammenarbeit die Einbindung von Remote-Mitarbeitenden gemeint und wie deren allgemeines Wohlbefinden gefördert werden kann [1].

Ein wichtiger theoretischer Impuls für das Projekt war die internationale Forschung zu hybrider Zusammenarbeit. Statt hybride Arbeit als defizitäre Mischform zwischen Präsenz- und Remote-Arbeit zu verstehen, rückt die sogenannte Third-Space-Perspektive hybride Zusammenarbeit als eigenständigen, gestaltbaren soziotechnischen Raum in den Fokus [2]. Aus dieser Perspektive wird Hybridität nicht als Kompromiss betrachtet, sondern als Arbeitsform mit eigenen Qualitäten und Gestaltungsmöglichkeiten. Zusammen mit Verbundpartner Universität Siegen (USIEG) veranstaltete die Universität Roskilde (Dänemark) dazu ein internationales Symposium, auf welchem das Konzept des Third Space weiter ausgearbeitet wurde [3].

Allgemein wirft unsere Forschungstätigkeit zu hybrider Arbeit Fragen nach Privatsphäre, Transparenz, Datenschutz und Rechte in der Beschäftigung auf. Damit wir „ELSI-konform“ arbeiten und eine sozial verträgliche Innovation entwickeln, wurden unter der Leitung des Teams Institut Arbeit und Technik (IAT) interne ELSI-Workshops veranstaltet. Dabei hat das gesamte Forschungsteam unter anderem gestalterische Aspekte wie professionelle Nähe zwischen Forschenden und Beschäftigten, freiwillige Teilnahme an Studien, individuelle Grenzen und Belastung durch technische Systeme reflektiert.

Erste Ergebnisse aus der Feldforschung und Co-Design

Plattform "NoticeLight-Meet" und ihre Systeme

Die Plattform NoticeLight-Meet (Arbeitstitel) zielt darauf ab, hybride Meetings durch neue Interaktionsformen zu unterstützen [4]. Folgende Konzepte wurden entwickelt um die identifizierten Herausforderungen bei hybrider Arbeit zu addressieren. Die (Teil-)Systeme sollen über die zentrale Plattform in unterschiedlichen Zusammensetzungen verwaltet und genutzt werden, sowie auch mit weiteren handelsüblichen Anwendungen kompatibel sein um eine Integration in bestehende Arbeitsprozesse zu erleichtern.

Meeting Globe

Eine Schneekugel mit den Wörtern 'Content' und 'Topic' in ihr.

Ein kleines Objekt für den Schreibtisch, das eine periphere und relevanzbasierte Teilnahme an hybriden Meetings ermöglicht.

SolarSystem

Eine Illustration einer UI eines Videokonferenzsystems. In der Mitte spricht eine Person. Um sie herum sind vier Bildschirme mit Personen, die sich aktiv am Meeting beteiligen. Außen sind kleine Bubbles mit Personen, die nur peripheral mit dabei sind.

Ein neues Meeting-Interface für gängige Konferenztools, das Teilnahmemodus und Kontext aller Beteiligten sichtbar macht und gemeinsames Verständnis in hybriden Meetings stärkt.

Um hybride Zusammenarbeit besser zu verstehen, wurden reale hybride Arbeitssituationen analysiert. Das Forschungsteam Arbeit, Inklusion und Technik (AIT) begleitete hierfür Mitarbeitende aus unterschiedlichen Branchen während ihrer Arbeit. Aus rund 35 Stunden Feldbeobachtung und Interviews von über 450 Minuten zeigte sich: Kommunikation ist das Herzstück hybrider Arbeit. Während im Büro spontane Gespräche und informelle Begegnungen selbstverständlich sind, gehen diese zwischenmenschlichen Elemente im hybriden Setting häufig verloren. Gerade nonverbale Signale – z.B. Blickkontakt, Gestik oder räumliche Orientierung – wirken in hybriden Meetings oft nur eingeschränkt. Dadurch entstehen Unsicherheiten über Aufmerksamkeit, Engagement oder Beteiligung anderer, und das sowohl für Individuen als auch gesamte Teams.

Über 500 Minuten Interviewmaterial des IAT zeigen zudem, dass hybride Meetings sehr unterschiedlich genutzt werden. Oft genannte Vorteile sind Flexibilität und erleichterter Austausch, während Herausforderungen etwa das Gefühl des „Abgehängt-Seins“, wiederkehrende technische Probleme oder parallele Kommunikationsstrukturen sind.

Hybride Meetings und damit verbundene gesundheitliche Aspekte wurden näher in einer Fragebogenstudie des IAT untersucht. Erste deskriptive Analysen und Einschätzungen weisen auf konkrete Vor- und Nachteile hybrider Meetings hin, auch wenn diese noch durch vertiefende Auswertungen geprüft werden müssen. 

Aus dem Fragebogen geht hervor, dass der Großteil der Befragten den eigenen Gesundheitszustand positiv einschätzen, wobei 65 % ihre Gesundheit durch hybride Arbeit stark oder sehr stark positiv beeinflusst sehen. Erschöpfung durch Remote- Teilnahme gegenüber einer Präsenzteilnahme wird von ca. 70 % der Befragten selten oder nie erlebt. Ein zentraler Aspekt ist Flexibilität, die bei 70 % der Befragten häufig zu einer besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben führt. Die Möglichkeit, flexibel oder nur partiell teilzunehmen, auch aufgrund anderer Verpflichtungen (seien diese privat oder arbeitsbezogen) wird bei offenen Fragen unterschiedlich beschrieben und als wichtiger Vorteil genannt.

Die Ergebnisse sind nur vorläufig und müssen noch näher analysiert werden, um Faktoren wie Belastung, Erschöpfung und Stress sowie auch Entlastungspotentiale einordnen zu können. Mit der weiteren Auswertung soll ein besseres Verständnis zu diesen Zusammenhängen entstehen, da speziell hybride Meetings bisher wenig Aufmerksamkeit in derartiger Forschung erhalten haben.

Die aktive Einbindung von Nutzenden ist für Entwicklungs- und Designprozesse unverzichtbar. Dafür haben die Teams IHRI und USIEG zusammen mit Praxispartner Colenet ein Co-Design-Panel mit 13 Personen aus agilen Arbeitskontexten organisiert. Aus bisher zwei veranstalteten Co-Design-Workshops wurden gemeinsam Potentiale hybrider Arbeit gesammelt, bewertet und in konkrete Gestaltungskonzepte überführt. 

Zusätzlich fanden kurze Sitzungen auf der Agile-Lean-Konferenze in München und Karlsruhe statt, in denen Teilnehmende sich zu persönlichen Erfahrungen mit hybrider Arbeit ausgetauscht haben. Zum einen wurden positive Aspekte gesammelt, zum anderen wurden problematische Erfahrungen individuelle Workarounds und Lösungsstrategien geteilt. Auch visionäre Ideen zu hybriden Meetings im Jahr 2035 wurden über Rollenspiele erarbeitet.

Aus Erkenntnissen des Co-Designs und Feldforschung hat sich ein Fokus auf folgende Aspekte ergeben, die den hybriden Arbeitsalltag prägen:

  • Sichtbarkeit von Rollen ist eingeschränkt, Beteiligung ist unklar (z.B. Moderation, Redebeitrag, passive Teilnahme)
  • Meeting-Overload erschwert produktive Kollaboration und erhöht mentale Überforderung
  • Non-verbale Kommunikation, Stimmung und Engagement sind kaum oder gar nicht übertragbar 

Um diese Herausforderungen zu addressieren wurden drei Konzepte entwickelt: FlowCube, Meeting Globe und SolarSystem. 

Für die Realisierung der physischen Systemkomponenten wurden diverse Fertigungsgeräte für ein eigenes Labor auf dem Campus der TU Dortmund angeschafft. Diese ermöglichen es dem IHRI-Team ihre Konzepte durch iterative Prozesse zu entwickeln, was besonders bei Interaktionsobjekten und Wearables wichtig ist. Zu Verfügung stehen:

  • 3D-Drucker, für Iterationen im Fused Deposition Modeling (FDM) Verfahren
  • Stereolithografie-Drucker, erforderlich bei feinen Oberflächenstrukturen und transluzenten Materialien
  • CNC-Fräser, ermöglicht subtraktive Bearbeitung und Fertigung von dreidimensionalen Objekten aus Metall oder Holz, sowie die Anfertigung von für Elektronik notwendigen Sonder-Leiterplatten
  • Laserschneider, zur subtraktiven Fertigung und Zuschnitt von Platten aus Holz, Acryl und Metall
  • ESD Arbeitsplatz & Lötutensilien, notwendig bei Entwicklung und Bearbeitung von Steuerungselektronik 
Ausblick

Was steht nun an?

Die bisherigen Ergebnisse verdeutlichen, dass Organisationen nicht allein auf Technik setzen dürfen, um erfolgreich hybrid zu arbeiten. Entscheidend sind auch organisatorische Strukturen, soziale Praktiken und eine bewusste Gestaltung hybrider Zusammenarbeit. 

Mit der Entwicklung der NoticeLight-Meet Plattform und ihrer Systeme ist eine Grundlage geschaffen, um hybride Meetings inklusiver, transparenter und menschlicher zu gestalten. Im zweiten Projektjahr steht die weitere technische Ausarbeitung der Systeme und die Testung ihrer Praxistauglichkeit im Mittelpunkt. 

Zudem werden wir hybride Arbeit außerhalb von festen Meetings stärker untersuchen, um Herausforderungen bei spontaner und Ad-hoc-Kollaboration zu beleuchten. Ziel bleibt es, hybride Zusammenarbeit so zu gestalten, dass sie nicht nur effizient, sondern auch sozial verbindend und gesundheitsförderlich wirkt.

[1] Sellmann, Henrik; Reiz, Niko; Gerken, Jens; Mörike, Frauke (2025): Field-Based Research on Hybrid Work: Approaching more inclusive Research practices for broader Perspectives?. Mensch und Computer 2025 - Workshopband. Gesellschaft für Informatik e.V.. MCI-WS13: Embedding HCI in the Real World: Strategies for Recruitment and Field Research on Collaboration in Hybrid Spaces. Chemnitz. 31. August - 03. September 2025. https://doi.org/10.18420/muc2025-mci-ws13-229   

[2] Busboom, Juliane; Boulus-Rodje, Nina (2024): The Quest for "How to do Hybrid right": Moving Beyond Compensating Asymmetries to Experience-Driven Cooperation. Proc. ACM Hum.-Comput. Interact. 8, CSCW2. 444, S. 1-30. https://doi.org/10.1145/3686983 

[3] Busboom, Juliane; Ringfort-Felner, Ronda (2026): Conceptualizing the hybrid space as a "third space". Proc. EUSSET Conf. on Computer-Supported Cooperative Work. Siegen: EUSSET. Conference Paper. Munich, Germany. June 29 - July 3, 2026. 10.48340/ecscw2026_ws02_01 

[4] Altmann, Marie; Hegemann, Kimberly; Askari, Ali; Rallabandi, Vineetha; Pascher, Max; Gerken, Jens (2025): NoticeLight: Embracing Socio-Technical Asymmetry through Tangible Peripheral Robotic Embodiment in Hybrid Collaboration. Workshop on The Future of Human-Robot Synergy in Interactive Environments: The Role of Robots at the Workplace @ CHI-WORK’25, June 23, 2025, Amsterdam, Niederlande. https://doi.org/10.48550/arXiv.2506.22125